Die Bauproduktion, insbesondere größerer Projekte, ist ein langfristiger Prozess, bei dem die Beteiligten in wechselseitigen Beziehungen stehen. Durch die große Arbeitsteilung führt dieses komplexe System von Auftraggebern und Auftragnehmern, Anweisenden und Ausführenden, Planern und Überwachern zu einer dynamischen Produktionsstruktur, in der vertragliche Abweichungen eher die Regel als Ausnahme sind. Diese auftretenden vertraglichen Abweichungen bei Bauprojekten haben erhebliche terminliche und monetäre Auswirkungen für Auftraggeber und Auftragnehmer.

Claimmanagement als integraler Bestandteil innerhalb des Projektmanagements hat die Aufgabe diese vertraglichen Abweichungen des Bausolls frühzeitig zu erkennen. Diese Sachverhalte geordnet und zielgerichtet zu erfassen und auszuwerten, und die sich daraus ergebenen Vergütungs-, Fristen- und Schadenersatzansprüche sowie Rechte durchzusetzen oder abzuwehren und die Abwicklung des Auftrages und sein wirtschaftliches Ergebnis sicherzustellen. Diese managementmäßigen Tätigkeiten des Claimmanagement sind projektbegleitend von der Angebotsphase bis zum Projektabschluss durchzuführen.

Das bedeutet das ein effektives Claimmanagement nicht erst mit der Abwicklungsphase beginnt sondern mit den ersten Tätigkeiten für ein Projekt, Idealerweise in der Angebots- und Vertragsverhandlungsphase, durch eine präventive Behandlung claimrelevanter Faktoren von Projekten, indem es Risiken minimiert bspw durch klare vertragliche Regelungen und aktiv Strategien gegen nachträgliche Ansprüche entwickelt.

Dabei umfasst das Claimmanagement wie zuvor erwähnt nicht nur das Fordern, sondern auch das Abwehren aller nicht selbst verschuldeten Mehrkosten, was eine Differenzierung der Leistungsbereiche erforderlich macht. Das Claimmanagement, für ausführende Unternehmen als Auftragnehmer, ist charakterisiert durch die vertragskonforme Erstellung von Ansprüchen sowie eine Unterstützung bei der außergerichtlichen Geltendmachung berechtigter Forderungen. Das Claimmanagement, für Bauherren als Auftraggeber, bezeichnet die vertragskonforme Prüfung und Abwicklung von Nachträgen sowie die außergerichtliche Abwehr unberechtigter Unternehmerforderungen.

In den angelsächsischen Ländern ist das Claimmanagement ein seit langem bewährtes Instrument. So werden an englischen Hochschulen durch einen Studiengang „Quantity Surveyors“ ausgebildet mit besonderen Kenntnissen im Werkvertrags- und Baurecht.

Für Claimmanager bilden daher Kenntnisse im Werkvertrags- und Baurecht. sowie Kenntnisse der Baubranche die Grundlage für eine erfolgreiche Arbeit. In der Praxis wird eine Zusammenarbeit einzelner sich ergänzender Mitarbeiter anzustreben sein.