Ein Benchmark ist ein Bezugswert bzw. ein Richtwert, daraus ableitend kann Benchmarking als „Bezugswert (Richtwert) setzen (festlegen)“ verstanden werden. Das Benchmarking stellt also die statistische Analyse der internen Aktivitäten, Funktionen und Verfahren eines Unternehmens oder einer Immobilie dar, um Anhaltspunkte für Verbesserungs- und Einsparpotenziale zu finden.
Im Rahmen des Benchmarking wird analysiert, welche Bezugswerte von dem Besten gesetzt werden, anschließend werden die eigenen Werte in Beziehung zu diesem Benchmark gesetzt, anschließend wird untersucht, worauf die Differenzen beruhen.

Das Benchmarking kann unternehmensintern erfolgen, indem bspw. verschiedene Immobilien eines Unternehmens verglichen werden oder es kann extern stattfinden, wenn die Werte mehrerer Unternehmen in Beziehung gesetzt werden. Beim externen Benchmarking ist eine Mitwirkungsbereitschaft der Unternehmen erforderlich, da diese Zahlen und Prozesse zumindest im beschränkten Umfang offen legen müssen.

Kennzahlen bilden quasi das Zentrum des Benchmarking, mögliche Kennzahlenarten bei Immobilien können sein:

- Portfoliokennzahlen (Informationen über das Immobilienportfolio)
- Performancekennzahlen (Informationen über die Leistungsfähigkeit der Immobilie)
- Flächekennzahlen (Informationen über die Effizienz der Flächenausnutzung)
- Kostenkennzahlen (Informationen über die Kosteneffizienz)

Damit das Benchmarking ein verwendbares Resultat ergibt, müssen die untersuchten Parameter vergleichbar sein, d.h. bei der Normierung von Kennzahlen ist bspw. darauf zu achten, dass die Beteiligten auch dieselben Normen anwenden. Werden die Kosten einer Immobilie bspw. auf die Wohnfläche bezogen und die einer anderen Immobilie auf die Geschossfläche, so sind die sich ergebenden Kennzahlen nur äußerst eingeschränkt verwendbar.

Auch ist zu berücksichtigen, dass Unterschiede teilweise nicht durch das Unternehmen beeinflussbar sind. Bei einem Betriebskostenbenchmarking ist bspw. zu beachten, dass Kosten wie die Grundsteuer vom Hebesatz der Gemeinde abhängen und eine niedrige Grundsteuerbelastung je Quadratmeterwohnfläche nicht auf die Qualität des Management zurückzuführen sein muss.