Gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG ist eine angemessene Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung) anzusammeln. Diese Rücklage dient ausschließlich zur Deckung größerer und plötzlich auftretender Schäden am Gemeinschaftseigentum. Laufende Reparaturen sind nicht aus der Rücklage zu begleichen, sondern gesondert zu kalkulieren. Der Verwalter sollte die im Hausgeld enthaltenen Beiträge für die Instandhaltungsrücklage periodisch auf ein gesondertes Konto überweisen, um zu vermeiden, dass mit diesem Betrag anderen Kosten bezahlt werden.

Im Rahmen der Jahresabrechnung sollte der Anteil des jeweiligen Eigentümers an der Rücklage ausgewiesen werden. So kann der Eigentümer beim Verkauf der Wohnung diesen Betrag in die Kaufpreiskalkulation einfließen lassen. Dies ist interessant, da eine Rückvergütung von der Gemeinschaft an den Eigentümer beim Ausscheiden aus der Gemeinschaft nicht erfolgt.

Möchte man die Instandhaltungsrücklage kalkulieren sind folgende Umstände zu berücksichtigen:

-Größe der Anlage
- Gebäudealter
- Wert der Bausubstanz
- Technische Gebäudeausstattung

Man kann dabei auf einige Verfahren zurückgreifen:

1. So können bspw. die Instandhaltungskostenpauschalen des § 28 II. BV herangezogen werden.

2. Aus der Annahme, dass innerhalb einer Nutzungsdauer von 80 Jahren das 1,5fache der Baukosten für die Instandsetzung aufgewendet wird, wurde für Wohnimmobilien die Petersche Formel ermittelt.

3. Eine weitere Daumenregel sieht die jährliche Instandhaltung bei ca. 0,8% bis 1% der Baukosten.
Bei allen Verfahren ist zu berücksichtigen, dass hier nur die Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bewertet wird. Die Ansätze sind daher mit ca. 65% bis 70% anzusetzen.